Kezdőlap Szakmai elemzések és tesztek 11 időgazdálkodási tipp

11 időgazdálkodási tipp

Önök is úgy érzik, hogy manapság jóval kevesebb idejük van, mint korábban volt?! Ennek több oka is lehetséges, de egyvala­mi bizonyos: a fokozott verseny arra kényszeríti a dolgozókat, hogy több feladatot végezzenek el, kevesebb idő alatt.

A fenti helyzet eredményeképp jött divatba az időgazdálko­dás fogalma. Azt pedig egy­értelmű bizonyítékok támasztják alá, hogy e tevékenységnek pozitív ereje van: egy 2007-es felmérés be­bizonyította, hogy az időmenedzs­ment technikák alkalmazása pozitív összefüggésben van az idő észlelt kontrollálásával, a munkahelyi siker­élményekkel és az egészséggel. Ez­zel egyidőben negatív korrelációban állnak a stressz-el.

A termelékenység és a dolgozók meg­felelő érzetének védelmezője a na­gyobb szervezetekben a HR osztály, a kisebb cégeknél maguk a cégvezetők, ezért érdemes elsőként nekik elsajátí­tani és alkalmazni a megfelelő időgaz­dálkodási technikákat. Összegyűjtöt­tünk 11 technikát és ötletet, amelyet érdemes megfontolni és továbbad­ni a dolgozóknak annak érdekében, hogy változásokat érjünk el szerveze­tünkön belül.

  1. Tartsa nyilván írásban, miként tölti el az idejét:

a dolgozóknak ezt legalább három napig, de inkább néhány héten át, következetesen kellene végezniük, hogy a legjobb kimutatás készülhes­sen. Ez megmutatná számukra, hol megy el több idő a kelleténél, és mi­lyen eredményt értek el idő közben. FRANK D. AQUILA 1992-ben megje­lent kiadványában azt mondja, ez a módszer abban is segít a dolgozók­nak, hogy felismerjék, mennyi időt vesztegetnek el olyan cégen belüli zavaró tényezők miatt, mint az önbi­zalomhiány, vagy a kompetencia illet­ve a megfelelő munkavégzésre való törekvés hiánya miatt.

  1. Hasznosítsa a Pareto-elvet:

azaz a másnéven 80–20 szabály, amely kimondja, hogy számos je­lenség esetén a következmények 80%-a az okok mindössze 20%-ára vezethető vissza. Mindez egy jó vi­szonyítás, amelyre alapozhatunk, amennyiben már vezetünk időgaz­dálkodási naplót. Mit teszünk, ami egyértelműen eredményeket hoz? Mit teszünk, ami hoz ugyan ered­ményt, de nem eléggé hatékony és talán nem érdemes csinálni?

  1. A tervezés jótékony hatással van ránk:

Macan kutatása kimutatta, hogy az idő megtervezése pozitív korreláci­óban van az idő tudatos kontrollálá­sával – az idő tudatos kontrollálása pedig kritikus mértékben befolyá­solja az időgazdálkodásunkat. Tehát önmagában is jó dolog átgondolni, miként tervezzük eltölteni a napun­kat és átgondolni, hogy miként le­hetünk hatékonyabbak.

  1. Feladatainkat állítsuk össze hosszú távú célokká:

a projektekhez kapcsolódó célok helyett Schippers és Hogenes azt javasolják: minden tevékenységün­ket csoportosítsuk aszerint, hogy mi a végső célja, és alkossunk belőlük hosszútávú célokat, mint például a kutatás, fejlesztés, munkaerő fejlesz­tés, új piac szerzése – és győződjünk meg róla, hogy minden, amit te­szünk ezen célok egyikének elérését szolgálja.

  1. Használjunk egy megfelelő esz­közt feladataink és céljaink nyo­mon követésére:

vannak, akik valamilyen alkalmazást részesítenek előnyben, mint például a Wunderlist (www.wunderlist.com) vagy a Todoist (www.todoist.com), míg mások egyszerűen tennivaló lis­tát készítenek (egy jegyzettömbben, vagy a Bullet Journal-ban https:// bulletjournal.com/). A legfontosabb mindezen tevékenységekben, hogy megértsük: a feladatok és célok nyo­mon követése nem csak elérésükben segít bennünket, de le is veszi a feles­leges gondolkodás terhét vállunkról.

  1. Igazítsuk időnket céljainkhoz, ne pedig feladatainkhoz:

amikor egy emailt kapunk, tegyük be az egyik, célokat tartalmazó map­pánkba – ahogy azt fent részletez­tük. Amikor aztán az adott témára koncentrálunk, együttesen dolgoz­hatjuk fel az adott témában érke­zett emaileket. Ezzel megelőzhetjük, hogy a multitasking, azaz az egyszer­re több feladat elvégzésének csapdá­jába essünk, ami miatt egyrészt ke­vésbé produktívvá válunk, másrészt kiégéshez vezethet.

  1. Használjunk olyan módszert, amellyel részekre daraboljuk a rendelkezésünkre álló időt:

E téren a Pomodoro-módszer a leg­ismertebb, melynek lényege, hogy tanulás/munka közben csak egyet­len egy dologra koncentrálsz, szü­netet tartasz, majd utána vissza­térsz a tevékenységedhez úgy, hogy egyéb irányba nem osztod meg a figyelmedet. A módszer a paradi­csom alakú konyhai időmérőről kap­ta a nevét – időgazdálkodási és haté­konysági technika lévén – a titok a kimért időben rejlik. Na de mennyi ideig tud hatékonyan csak egy do­logra koncentrálni az ember szünet nélkül? – kb. 25 percig tud az agy egyfolytában koncentrálni. Egy má­sik módszer a Getting Things Done (GTD). A GTD módszer szerint akkor tudunk a leghatékonyabbak lenni, ha minden energiánkat, figyelmün­ket egy adott dologra tudjuk össz­pontosítani. Ehhez viszont meg kell szabadítani agyunkat a felesleges leterheltségtől.

  1. Válasszunk egy megfelelő helyet, ahol a legjobban tudunk koncentrálni:

a munkahelyünkön négy fontos fel­adatot kell elvégeznünk – kommuni­kálni, koncentrálni, együttműködni, tervezni. Kevésbé leszünk hatékonyak akkor, ha a koncentrálásra kiválasz­tott helyünk az iroda leghangosabb része. Persze külön feladat, hogy ki tudjuk alakítani a számunkra szüksé­ges nyugalmas környezetet.

  1. Tanuljuk meg, hogy a fontos dolgoknak kiemelt figyelmet tud­junk szentelni:

a modern munkakörnyezetben szá­mos dolog tűnik fontosnak, ami va­lójában nem az – erre az email a leg­jobb példa. Ahhoz azonban, hogy hatékonyan kezeljük az időnket, pontosan meg kell határoznunk a céljainkat és azon feladatokat, amik elvégzése szükséges elérésükhöz, majd ezt követően rangsoroljuk eze­ket a feladatokat fontosságuk és sür­gősségük szerint – így fel is ismerjük, mely feladatok azok, amelyek sür­gősnek és fontosnak tűnnek, de va­lójában nem azok.

  1. Fejlesszük a koncentrációnkat:

A siker két dologra vezethető vissza: a hatékonyságra (hogy a megfelelő dol­gokat tesszük) és az eredményesség­re (megfelelően végezzük-e feladata­inkat). A tervezés, a célok felállítása és a feladat menedzsment mind segítik hatékonyságunkat. De ha nem tudjuk elérni a flow-élményt (A flow-élmény az elme működésének egy olyan álla­pota, melynek során az ember telje­sen elmerül abban, amit éppen csinál, amitől örömmel töltődik fel, abban teljesen feloldódik, minden más el­törpül mellette, bármi áron folytatni törekszik. Ezt, vagyis a pozitív filozó­fia fogalmát először Csíkszentmihályi Mihály fogalmazta meg, és azóta a szakterületen kívül is számos helyen hivatkozzák.) és a fókuszált állapotot, szenvedni fogunk, hogy eredménye­sek is legyünk. A tudatos jelenlét és az energia menedzsment segíthet ab­ban, hogy fejlesszük fókuszunkat.

  1. Gondoljuk újra az egyes szemé­lyekkel kapcsolatos elvárásainkat:

az időgazdálkodási módszerek na­gyon hasznosak, de olyan környeze­ti tényezők, mint a kollégák velünk szemben állított elvárásai, olyan nyomást helyeznek ránk, amit nehéz leküzdeni. A munkák legnagyobb része manapság olyannyira függ a kollégákkal kialakított kapcsolatok­tól, hogy a csapaton belüli elvárások újragondolása hiányában egyszerű­en nem leszünk képesek kontrollálni a saját időnket. Ehhez pedig el kell végeznünk a szükséges tréningeket.

Sign